POLITIQUES

POLITIQUE DE REDISTRIBUTION DES BÉNÉFICES ET DES SURPLUS

Politique

Compte tenu que la finalité d’un groupement forestier est l’aménagement collectif des propriétés et de retourner en services et en valeur le fruit des opérations du groupement forestier aux propriétaires conventionnés et à la collectivité, la présente politique vise à préciser les principes devant guider la redistribution des bénéfices et des surplus.

Principes

La présente politique repose sur les principes suivants :

– Le groupement forestier précise la façon et les conditions selon lesquelles les bénéfices et les surplus dégagés dans le cadre de ses opérations seront utilisés (conditions salariales, retour en services, achat de lots, retour aux collectivités, aux travailleurs ou aux actionnaires ou détenteurs de part sociale, etc.);

– Le groupement forestier rend des comptes annuellement à ses membres sur ses états financiers et ses résultats dans un rapport annuel.
Règles de fonctionnement

Le groupement forestier respecte les principes énoncés ci-dessus en mettant en œuvre les règles suivantes adoptées au préalable lors de l’assemblée annuelle.

Thème 1 – Usage prévu des bénéfices et des surplus et modalités de redistribution aux membres du groupement forestier, aux travailleurs et aux collectivités

– L’affectation des bénéfices et des surplus est entérinée en assemblée annuelle en fonction des états financiers du groupement forestier;

– Les bénéfices et les surplus sont utilisés au bénéfice du groupement forestier de la façon suivante :

– Remboursement des prêts contractés par le groupement forestier;

– Investissements dans des projets relevant du groupement forestier;

– Contributions au fonds de roulement du groupement forestier.

– Ou toute autre affection déterminée par le conseil d’administration;

Thème 2 – Reddition de comptes

Le groupement forestier rend compte de sa situation financière aux propriétaires conventionnés selon les formes suivantes :

– Le rapport annuel du groupement forestier comprend un bilan de l’utilisation et de la redistribution des excédents et des trop-perçus;

– Le rapport annuel du groupement forestier présente la projection des activités à venir;

– Le rapport annuel du groupement forestier fait état des indicateurs financiers et des résultats de l’année se terminant.
Confirmation d’adoption de la politique de redistribution des bénéfices et des surplus du groupement forestier en assemblée annuelle et de sa réception par le membre.

La présente politique de redistribution des bénéfices et des surplus a été adoptée par le conseil d’administration le 01 juin 2016 et ratifiée par les membres en assemblée annuelle le 2016/06/22.
Diffusion de la politique :

– Pour tous les membres dûment en règle du groupement forestier, la politique sera transmise lors de la prochaine convocation à l’assemblée générale suivant l’adoption du modèle d’affaires des groupements forestiers;

– Pour tous nouveaux membres, la politique sera expliquée et transmise au moment de l’adhésion au groupement forestier;

– La politique sera également affichée dans les locaux et sur le site Web du groupement forestier lorsque cela s’applique.

Le directeur général du groupement est responsable de l’application de la politique. Vous pouvez vous adresser à cette personne pour toutes questions.

POLITIQUE D’ÉQUITÉ D’ACCÈS AUX SERVICES

Politique

La présente politique d’équité d’accès aux services vise à assurer à tous les propriétaires conventionnés, qu’ils détiennent ou non une action (dans le cas d’un groupement forestier constitué comme entreprise à capital-actions), la possibilité de bénéficier des mêmes conditions et d’avoir le même accès aux services et ressources du groupement forestier.

Principes

La politique repose sur les principes suivants :

– Les propriétaires conventionnés :

– Partagent les mêmes objectifs d’aménagement forestiers que le groupement forestier;

– Sont tous traités sur un pied d’égalité;

– Ont les mêmes possibilités d’accès aux ressources et aux services offerts par le groupement forestier;

– Ont les mêmes possibilités d’utiliser les ressources et les services offerts par le groupement forestier et d’en tirer profit.

– Les biens et les services du groupement forestier sont offerts à tout propriétaire conventionné de manière juste, respectueuse et équitable, qu’il détienne ou non une action, qu’il fasse exécuter les travaux par les travailleurs du groupement forestier ou qu’il les réalise lui-même.

– Le groupement forestier :

– Accueille tout propriétaire de boisé privé qui en fait la demande et dont au moins un des lots est situé sur son territoire;

– Permet à tout nouveau propriétaire conventionné d’acquérir une action (dans le cas d’un groupement forestier constitué comme entreprise à capital-actions);

– Dessert les propriétaires conventionnés selon des règles définies et adoptées par le CA et en assemblée annuelle;

– Rend des comptes sur l’aide consentie aux propriétaires conventionnés selon des indicateurs définis en assemblée annuelle;

– Traite les plaintes de ses membres en suivant un mécanisme défini de traitement des plaintes présenté en assemblée annuelle;

– Établit les règles de distribution de ses budgets et les présente en assemblée annuelle.
Règle de fonctionnement

Le groupement forestier respecte les principes énoncés ci-dessus en mettant en œuvre les règles suivantes adoptées au préalable lors de l’assemblée annuelle.

Thème 1 – Accueil des nouveaux membres

Le groupement forestier maintient un registre des membres et des nouveaux membres accueillis en cours d’année de même que des propriétaires de boisés privés qui ont été invités à devenir membre mais qui ont refusé. Dans ce cas, le groupement forestier conserve le formulaire de renonciation dûment signé par chacun des membres;

– Le coût d’acquisition d’une action au moment de devenir membre est établi à 100 $;

– Le groupement forestier conserve une confirmation écrite indiquant que le nouveau membre a reçu une copie de la politique d’équité d’accès aux services, qu’elle lui a été présentée et qu’il en a pris connaissance.

Thème 2 – Règles d’attribution des services

Le groupement forestier assure l’équité d’accès aux services en répondant aux demandes des propriétaires conventionnés en fonction des critères suivants :

– Selon les travaux prioritaires et la chaîne de travaux apparaissant dans les plans d’aménagement des propriétaires conventionnés;

– En fonction du montant annuel maximal alloué par propriétaire défini par le groupement forestier ou l’agence;

– Priorité aux propriétaires réalisant eux-mêmes leurs travaux.

Thème 3 – Traitement des plaintes

Le groupement forestier traite les plaintes formulées par ses membres de la façon suivante :

– Un processus de traitement des plaintes est mis en place;

– Un bilan des plaintes traitées et non traitées est présenté dans le rapport annuel;

– Un rapport sur tous les cas d’éthique concernant les administrateurs et les personnes apparentées, les travailleurs et les transactions concernant les lots appartenant au groupement forestier seront traités dans l’année et présenté dans le rapport annuel.

– Une plainte doit être formulée par écrit auprès du secrétaire du Groupement forestier qui, par la suite, sera soumise aux membres du conseil d’administration pour analyse et recommandation;

– Un registre des plaintes est tenu à jour, dans lequel sont consignés le nom des membres ayant formulé une plainte, la date de dépôt des plaintes, leur nature ainsi que le résultat du traitement de chacune des plaintes.

Thème 4 – Reddition de comptes

Le groupement forestier rend des comptes à ses membres lors de son assemblée annuelle sur les éléments suivants :

– Le montant, le nombre de propriétaires conventionnés desservis durant l’année de référence avec les budgets associés, avec la moyenne des sommes investies par propriétaires;

– Le montant total d’aide investi chez chacun des administrateurs et les personnes apparentées et du personnel du groupement forestier de façon non-nominale.

– Les membres du conseil d’administration prendront connaissance annuellement des montants alloués par propriétaires conventionnés provenant du ou des programme(s) subventionné(s) et administré(s) par l’agence forestière régionale.

Confirmation d’adoption de la politique d’équité d’accès aux services du groupement forestier en assemblée annuelle et de sa réception par le membre.

La présente politique d’équité d’accès aux services a été adoptée par le conseil d’administration le 01 juin 2016 et ratifiée par les membres en assemblée annuelle le 2016/06/22.

Diffusion de la politique :

– Pour tous nouveaux membres, la politique sera expliquée et transmise au moment de l’adhésion au groupement forestier;

– La politique sera également affichée dans les locaux et sur le site Web du groupement forestier lorsque cela s’applique.

Le directeur général du groupement est responsable de l’application de la politique. Vous pouvez vous adresser à cette personne pour toutes questions.